Um dos erros mais comuns de empresários de primeira viagem (e, pasmem, de alguns veteranos também) é querer corrigir todos os problemas da empresa em uma só tacada. Acreditam na tal da bala de prata que, a exemplo do filme do mesmo nome, mataria todas as bruxas e lobisomens.
A realidade é bem outra. Uma amiga minha costuma dizer que empresas são feitas de processos e de pessoas. E é a conjugação desse binômio que promove os resultados, positivos ou negativos, do seu negócio. Em artigo anterior, eu já abordei o tema, dizendo que não basta ter talentos se eles não souberem o que se espera deles. E quem vai dizer isso, são os processos que, em última análise, revelam o que e como devem ser feitas as atividades e tarefas.
Se as coisas não vão bem ou, pelo menos, como se esperava, então, mãos à obra. Vou dar os 5 passos para você mapear os seus processos:
Primeiro passo: investigue e identifique onde está o “furo da bala”, ou seja, mapeie os seus processos atuais. Para tanto, responda perguntas que parecem óbvias:
- Você sabe o que cada um faz e como faz?
- Está claro o que cada funcionário/setor recebe na entrada e entrega na saída?
- As pessoas que foram incumbidas de fazer tem a qualificação e as habilidades necessárias para isso?
- O que precisa ser feito para que essas pessoas se tornem aptas a realizar o que se pede para elas?
- Quais são os indicadores de desempenho de cada setor (quociente entre o que ele entrega e o que recebe)?
Segundo passo: Identifique os gargalos e, naturalmente, surgirão os possíveis pontos de melhoria. Uma vez mapeados os processos, fica mais fácil visualizar onde estão as falhas e desperdícios. Você vai se surpreender com algumas revelações óbvias. Relaxe, é assim mesmo!
Terceiro passo: classifique os pontos de melhoria segundo a matriz de Eisenhower [importante ou urgente, lembra?] em função do impacto que eles causam. Alguns serão de fácil implementação. Faça isso e começará a ver resultados, o que vai retroalimentar positivamente o moral da equipe.
Quarto passo: uma vez identificados os gargalos, mude o que pode ser mudado. Aqui, todo cuidado é pouco. Lembra do ditado, “em time que está ganhando não se mexe?”. Então, vá devagar e envolva as pessoas que terão suas tarefas modificadas bem como as que serão impactadas pelas novas rotinas. Esse envolvimento deve ocorrer desde a fase da proposição da mudança até a fase de execução. Outro ponto importante: treinamento nas novas rotinas para todo mundo. Dessa forma, a mudança será assimilada mais suavemente, até porque o envolvimento no processo de mudança tende a comprometer a equipe com o resultado esperado, uma vez que ela participou da concepção e da implementação.
Quinto passo: periodicamente monitore os processos e corrija pontos que eventualmente precisem melhorar ou para introduzir novas rotinas. Isso pode ocorrer em função de mudanças de variáveis do ambiente externo, como o surgimento de uma nova tecnologia, ou uma ação mais agressiva da concorrência. Essa revisão periódica deve fazer parte da agenda dos times de modo a que possíveis desvios sejam prontamente identificados e corrigidos, evitando interferir em outras dimensões do negócio, como o clima organizacional, por exemplo, causando estresse entre os colaboradores.
Em resumo, mapear e otimizar os processos é dever de todos que buscam eficiência e eficácia. Proporcionam ganhos que vão da economia de tempo e de recursos, até o aumento na produtividade e nos lucros. Se a sua empresa ainda não adota essas rotinas, comece já pois você está deixando dinheiro na mesa.
Ensinamento da semana: A lagarta não precisa de um milagre para virar uma borboleta, ela precisa de um processo.