As empresas existem para resolver problemas.
Problema é a distância que separa o estado atual do estado desejado.
Todas as empresas, independente do porte, do segmento ou do setor econômico, são compostas de processos para atender às necessidades do seu cliente.
Um processo é um conjunto de atividades estruturadas, que conduzem a um produto ou serviço final específico, destinado a determinado cliente ou mercado em que a empresa atua.
Uma forma bem prática de entender o funcionamento do seu negócio é através do que se convencionou chamar de mapeamento dos processos.
Mapear é registrar, normalmente sob a forma de diagramas, os fluxos de materiais e informações que ocorrem na empresa, desde a obtenção dos insumos até a entrega ao cliente.
O mapeamento apresenta todos os elementos que participam dos processos, assim como de que forma eles estão conectados. A sigla SIPOC, sintetiza um processo. Seu nome advém do acrônimo em inglês de Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers. O SIPOC revela cinco informações sobre o processo: quem são os fornecedores (S), as entradas (I), o que o processo transforma (P), quais são as saídas (O) e quem é o cliente (C), além de apontar quem são os responsáveis (pela execução e decisão) e os prazos envolvidos.
Existem basicamente 3 tipos de processos:
- primários, de negócio ou do cliente, compostos por aquelas atividades que agregam valor ao que a empresa entrega ao cliente; um exemplo típico é o processo de venda;
- de suporte ou apoio, como o próprio nome diz, são aqueles processos que contribuem para que os processos primários aconteçam. é o caso do recrutamento e seleção de um funcionário pelo setor de pessoas; apesar de importantes, não agregam valor diretamente
- gerenciais ou de controle, destinados à coordenação das atividades da empresa e que permitem que os outros dois sejam executados a contento; é o caso da gestão empresarial.
Mas que vantagem uma empresa tem ao mapear os seus processos? Inúmeras, mas para não me delongar vou citar as de maior impacto:
Ao mapear os processos, o empresário terá:
- maior clareza sobre os pontos fortes e os pontos a melhorar da sua empresa;
- onde estão os gargalos que impedem o fluxo regular do trabalho;
- quais as falhas de integração entre os setores;
- porque estão ocorrendo retrabalhos e quais as atividades de baixo valor agregado.
- um poderoso facilitador da tarefa de engajamento e treinamento de novos colaboradores;
- uma sensível melhoria da produtividade e diminuição do desperdício,
- a oportunidade de melhorar a experiência do seu cliente.
Acha difícil mapear?
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Ensinamento da semana: Hoje melhor do que ontem, amanhã melhor do que hoje.