Logo que pensei em escrever esse ensaio, me veio à mente uma pessoa muito querida e que eu reputo minha segunda mãe. A figura da minha sogra, Dona Genoefa, com quem convivi mais tempo do que minha mãe biológica, que partiu para o plano astral muito antes do combinado.
Pois bem, minha sogra apesar da baixa escolaridade formal, era dona de uma sabedoria de poucos; se gabava de ter frequentado a escola por 3 meses, incluindo o período de férias. Justifica-se: imagine-se há cem anos e morando sempre em fazenda no interior do estado; como seria o acesso aos bancos escolares?
Mas não é esse o nosso tema. Quero falar sobre produtividade na vida pessoal e profissional. Vamos falar de você e do seu negócio em uma dimensão apenas: finanças.
Quantos boletos você paga por mês: água, luz, gás, internet, carnês, imposto, condomínio, escolas, planos de saúde, fornecedores, prestadores de serviço, funcionários etc? Quando você recebe esses boletos: todos no mesmo dia ou próximo dos vencimentos? Como eles chegam para você pagar: débito automático, por email, sms, whatsapp, correio ou você tem que baixar do site ou no app?
Conheço muita gente que a todo recebimento de um aviso de cobrança entra no internet banking faz login (às vezes duplo login) ou, pior, vai até uma agência física e efetua o pagamento. O ciclo mais curto de acesso ao banco e encerramento da operação (via internet) leva alguns minutos. Esse é o “custo fixo” que você paga toda a vez em que realiza essa tarefa. Se a cada pagamento você repetir esse ciclo, olha a produtividade indo embora. Isso sem contar a perda de concentração naquilo que você estava fazendo. Em uma entrevista à Gallup (instituto de pesquisas norte-americana), a pesquisadora Gloria Mark, Professora da University of California de Irvine, especialista quando se trata dos efeitos de distrações e interrupções no ambiente de escritório, contou que são necessários cerca de 25 minutos para se retomar a atenção plena em alguma tarefa depois de sermos interrompidos. Adicionalmente à perda do tempo, está o fato de que, para se concentrar novamente na tarefa original, é exigido um esforço cognitivo que, por sua vez, gera mais estresse.
A dica é: em um certo dia da semana e em um hora pré determinada, agende todos os pagamentos possíveis, se não todos.
Você já reparou a quantidade de planejadores de tarefas disponíveis na atualidade? Tem para todos os gostos e bolsos. De gratuitos e pagos, passando pelos aplicativos por assinatura.
Independente do tipo, todos têm uma característica comum: reunir as tarefas em grupos: autocuidado (alimentação, saúde, lazer) , finanças, estudos, família, casa etc.
A razão é simples. Além do “custo fixo” já mencionado, existe um outro fator de natureza fisiológica. Para cada tipo de tarefa o cérebro tem um modelo próprio de programação das suas redes neurais.
Assim, realizando as atividades em blocos, aliado a um bom planejamento, você melhora a concentração e economiza tempo, sendo duplamente mais produtivo.
E, agora, você deve estar se perguntando: o que a Dona Genoefa tem a ver com tudo isso? Pois é, os noventa anos que ela viveu ninguém ensinou isso para ela. Quando tinha que preparar um almoço ela ia, no mínimo, 3 vezes à mercearia vizinha à sua casa comprar os itens que faltavam.
Mas isso não fez dela alguém menos linda, generosa e interessante. Muito pelo contrário.
Ensinamento da semana: Trabalhar em blocos, além de assegurar a conclusão de tarefas importantes, ajuda a encontrar tempo para descansar e cuidar de si.