De que adianta você ter um time formado com os melhores jogadores do mundo se eles não souberem o que é esperado que eles façam? Se não ficar claro qual o objetivo e como ele será alcançado.
Como assim, o objetivo não é ganhar sempre? A resposta é: depende.
Às vezes, você perde no curto prazo ou, melhor dizendo, investe, para colher melhores resultados no futuro. Tudo é uma questão de tática aliada a uma estratégia.
Vou falar de um exemplo bem conhecido. Quando pretendemos ir de carro de um ponto da cidade até um certo destino, ligamos um aplicativo de orientação no celular e ele nos indica que caminho seguir, muitas vezes diferente do que a lógica indicaria. O que ele faz é otimizar o nosso trajeto porque ele “enxerga” obstáculos que nós não estamos vendo.
No mundo corporativo, a gente costuma dizer que empresas são feitas de pessoas e de processos. E, esse é o ponto que eu quero tratar.
Será que os processos da nossa empresa estão devidamente desenhados, estruturados e adequados ao momento, em termos do seu tamanho atual, do mercado em que ela opera e dos desafios que ela enfrenta?
Será que conhecemos os pontos cegos, os gargalos e os riscos de fazer determinadas coisas da forma como estamos fazendo? Ou devemos mudar?
Os processos de uma organização determinam o ritmo em que as coisas acontecem e a forma como as atividades e tarefas são executadas pelas pessoas. Com palavras simples, podemos definir processo como uma sequência contínua e organizada de atividades que reproduzem certo resultado esperado.
O que se propõe aqui é examinar e otimizar os processos, ou seja, a partir da investigação, sugerir a implantação de um conjunto de práticas que visem reduzir desperdícios (e com isso, diminuir custos), mitigar riscos e minimizar gargalos. Tudo isso somado vai levar a melhores resultados. Essas ações podem e devem ser feitas em todas as áreas da empresa, do atendimento ao cliente ao suporte pós-venda, passando por desenvolvimento do produto, marketing, vendas, produção, financeiro, expedição, instalação e manutenção.
E como isso se dá?
Através da adoção da cultura da melhoria contínua (kaizen, em japonês) em todas as etapas de todos os processos. Sempre é bom lembrar que pequenas alterações podem gerar grandes impactos, uma vez que os seus efeitos se fazem sentir ao longo de toda a cadeia produtiva. Cada mudança introduzida é somada à anterior e, ao final, obtêm-se resultados extraordinários.
E, o melhor disso, é que conforme os primeiros resultados são percebidos, eles retroalimentam e as equipes entram em uma espiral ascendente de motivação, com elevação da autoestima. Nota-se, inclusive, um aumento significativo da autonomia das equipes e da capacidade de resolução de problemas uma vez que os profissionais passam a ter clareza sobre o que pode ser mudado, antes que venham a ocorrer os problemas.
Um outro ponto relevante no mapeamento dos processos é a mitigação de riscos na execução das tarefas; riscos que vão de questões de segurança física (cujos efeitos podem ser atenuados através do uso de equipamentos de proteção individual e coletivo para o manuseio de materiais perigosos) até aspectos comportamentais, como a orientação quanto a não empregar determinados termos no relacionamento com clientes. Uma palavra mal colocada pode por a perder um trabalho construído ao longo de meses envolvendo muitas pessoas. Finalmente, mas não menos importante, a otimização dos processos leva invariavelmente à redução dos custos, não apenas de materiais e horas de máquinas mas, principalmente, de tempo uma vez que permite identificar e diminuir as atividades de retrabalho. O resultado imediato pode ser medido pelo aumento na produtividade e, consequentemente, maior competitividade do negócio.
E, mais uma dica, de tempos em tempos, revisite os seus processos. Pode ser que alguma coisa tenha mudado e eles precisem ser atualizados.
Em um próximo artigo vou falar sobre algumas ferramentas que podem ser usadas no mapeamento dos processos.
Ensinamento da semana: “Não pense por muito tempo, faça. Mas não faça por muito tempo, pense.” [Confúcio, filósofo e pensador chinês]